ANSA har rundt 8000 medlemmer og de er alle registrert i vår medlemsdatabase som tillitsvalgte får tilgang til.
Når sekretariatet blir orientert om nye tillitsvalgte registrerer vi dem automatisk i medlemsdatabasen med sitt nye verv. Denne registreringen utløser en automatisk tilgang til vår medlemsdatabase. Landsstyremedlemmene vil kun få tilgang til medlemmer i eget studieland, mens lokallag og kontaktpersoner vil kun ha tilgang til medlemmer som er registrert i egen by eller studiested. Medlemmene selv vil kun ha tilgang til sin egen medlemsinformasjon og kan således endre denne selv når aktuelt. Mer info om hvordan du leter opp medlemmer i databasen finner du medlemsportalens brukermanual.
Når du som tillitsvalgt benytter kontaktinformasjon fra ANSAs database er det helt nødvendig at du følger norsk Personvernlov selv om du oppholder deg i et land med andre lover og regler.
Alle medlemmer samtykker gjennom sin innmelding i ANSA at opplysninger om deres person vil komme på en medlemsliste som lages av en kontaktperson, eller en i Landsstyret og/eller av ANSAs sekretariat. Det er en forutsetning for ANSAs oppfylling av plikter og tjenester ovenfor medlemmene at deres personopplysninger registreres og distribueres til tillitsvalgte. Innmeldingen vil dermed kunne anses som et samtykke
Ellers betyr norsk personvern, for deg som tillitsvalgte, følgende:
1) Du må innehente samtykke fra medlemmene hvis du ønsker å føre personer opp i lister på nett og/eller i trykt lister som for eksempel i en telefonliste.
2) Du kan ikke videreselge medlemslistene til andre aktører.
3) Du kan ikke benytte medlemslistene til annet enn ANSA aktivitet.
4) Sitter du i et landstyre har du også signert på at du har taushetsplikt. Det betyr at du har taushetsplikt om våre medlemmer generelt. Dette gjelder ikke kun informasjon fra medlemsdatabasen, men også annen info du får i forbindelse med din rolle som tillitsvalgt. Dette er uavhengig av hvilke opplysninger det dreier seg om. For eksempel bosted, tlf.nr., e-post-adresse, konfidensielle forhold som fysisk og psykisk helse, økonomiske forhold osv. Disse opplysningene kan kun diskuteres med andre taushetsbelagte personer i ANSA.
Mer utdypende info om personvern i ANSA finner du i Personvernrapport.